Clientes invitados y aprobaciones en KFlow
En resumen. En KFlow puedes invitar a tus clientes. Cada cliente ve las tareas de su empresa o equipo, pide algo con un botón simple que crea una petición en Borrador y aprueba las tareas con su visto bueno, sin cambiar su estado. El equipo acepta y trabaja las peticiones, y un administrador configura avisos, destinatarios y respaldos.
#¿Cómo participan los clientes en KFlow?
KFlow incluye a tus clientes en el trabajo sin darles acceso al resto de tu cuenta. Un cliente es una persona invitada al workspace con acceso a una o varias empresas. Todo invitado tiene KFlow, aunque no use otras aplicaciones, y ve solo las tareas, proyectos y citas de la empresa a la que pertenece o del equipo del que forma parte. Los invitados se gestionan en Miembros y roles.
Para invitar a una persona, pulsa Invitar en la cabecera de KFlow y elige a qué empresas tendrá acceso.
#Lo que hace un cliente
El cliente ve una versión simplificada de KFlow:
- Pedir algo al equipo. El botón de la cabecera, que para los miembros dice Crear tarea, abre el mismo asistente sin las opciones que no le corresponden: no elige el tipo ni los responsables.
- Seguir lo que ya existe. Ve las tareas de su empresa con su estado, su fecha y su chat.
- Dar su visto bueno. En el detalle de una tarea aparece Aprobar esta tarea.
#El ciclo de una petición
- El cliente envía su petición y queda en Borrador: «Esta petición todavía no la ha aceptado el equipo».
- Alguien del equipo la acepta cambiando su estado, por ejemplo a Pendiente. El estado y los responsables los decide el equipo; el cliente no puede cambiarlos.
- El equipo la trabaja en En progreso y En revisión.
- Cuando termina, el equipo la marca como Completada.
Si el cliente edita una tarea que ya estaba en marcha, la tarea vuelve a Borrador para que el equipo revise el cambio. Los estados y la lista están en Tareas y estados.
#La aprobación del cliente
Aprobar es el visto bueno del cliente, no una orden. Por eso no cambia el estado de la tarea: el equipo puede completar una tarea que el cliente no aprobó, y el cliente puede aprobar algo que sigue en progreso. Son dos decisiones distintas, de personas distintas.
| Regla | Detalle |
|---|---|
| Quién aprueba | Solo un cliente invitado; el equipo no puede aprobar por él. |
| Cuándo | No se puede aprobar un Borrador: primero el equipo debe aceptar la petición. |
| Retirarla | El cliente puede Quitar mi aprobación, salvo que la haya dado otra persona de su empresa. |
| Aviso | Si está activado, el equipo recibe un correo cuando el cliente aprueba. |
Cada aprobación queda registrada en el historial de la tarea.
#Configuración para administradores
Los administradores del workspace tienen un icono de engranaje en la cabecera de KFlow, Configuración de KFlow, con estas secciones.
| Sección | Para qué sirve |
|---|---|
| Alertas internas del workspace | Un Correo interno para los avisos generales y tres interruptores: Notificar tareas vencidas, Notificar tareas que vencen en 8 horas y Avisar cuando el cliente aprueba una tarea. |
| Destinatarios de notificaciones por empresa | Personas del equipo cliente o de la agencia que reciben avisos de una empresa cuando se crea una tarea, 8 horas antes del vencimiento o cuando se completa una tarea. |
| Puestos del equipo | El cargo de cada persona, como Director Creativo; no es el rol de permisos. |
| Administradores | Quién puede configurar el workspace e invitar; es el mismo rol de Workspaces. |
| Respaldo de tareas | Un botón que exporta en CSV todas las tareas, incluidas las completadas. |
| Historial de actividad | Quién cambió qué y cuándo, en las tareas que puedes ver. |
Cada aviso identifica la empresa y la tarea e incluye la fecha de entrega, el proyecto, el responsable, quién realizó la acción y la minuta formada por la descripción y las notas.
#Preguntas frecuentes
#¿Un cliente ve las tareas de otros clientes?
No. Ve únicamente las de las empresas que se le asignaron y las de su equipo.
#¿Quién acepta una petición del cliente?
Cualquier miembro del equipo con acceso a esa empresa, cambiando su estado. Hasta entonces la petición queda en Borrador.
#¿Puede un cliente crear una cita?
No. Los invitados no pueden crear citas; las crea el equipo.
#¿En qué plan está?
KFlow está disponible desde el plan Regular. Todas las personas invitadas tienen KFlow incluido en su acceso.
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