# Clientes invitados y aprobaciones en KFlow

> En KFlow puedes invitar a tus clientes. Cada cliente ve las tareas de su empresa o equipo, pide algo con un botón simple que crea una petición en Borrador y aprueba las tareas con su visto bueno, sin cambiar su estado. El equipo acepta y trabaja las peticiones, y un administrador configura avisos, destinatarios y respaldos.

Fuente: https://kisscale.com/producto/kflow/clientes-y-aprobaciones
Actualizado: 2026-10-29

## ¿Cómo participan los clientes en KFlow?

KFlow incluye a tus clientes en el trabajo sin darles acceso al resto de tu cuenta. Un cliente es una persona **invitada** al workspace con acceso a una o varias empresas. Todo invitado tiene KFlow, aunque no use otras aplicaciones, y ve solo las tareas, proyectos y citas de la empresa a la que pertenece o del equipo del que forma parte. Los invitados se gestionan en [[workspaces/miembros-y-roles]].

Para invitar a una persona, pulsa **Invitar** en la cabecera de KFlow y elige a qué empresas tendrá acceso.

## Lo que hace un cliente

El cliente ve una versión simplificada de KFlow:

- **Pedir algo al equipo.** El botón de la cabecera, que para los miembros dice **Crear tarea**, abre el mismo asistente sin las opciones que no le corresponden: no elige el tipo ni los responsables.
- **Seguir lo que ya existe.** Ve las tareas de su empresa con su estado, su fecha y su chat.
- **Dar su visto bueno.** En el detalle de una tarea aparece **Aprobar esta tarea**.

## El ciclo de una petición

1. El cliente envía su petición y queda en **Borrador**: «Esta petición todavía no la ha aceptado el equipo».
2. Alguien del equipo la **acepta** cambiando su estado, por ejemplo a **Pendiente**. El estado y los responsables los decide el equipo; el cliente no puede cambiarlos.
3. El equipo la trabaja en **En progreso** y **En revisión**.
4. Cuando termina, el equipo la marca como **Completada**.

Si el cliente edita una tarea que ya estaba en marcha, la tarea vuelve a **Borrador** para que el equipo revise el cambio. Los estados y la lista están en [[kflow/tareas-y-estados]].

## La aprobación del cliente

Aprobar es el visto bueno del cliente, no una orden. Por eso **no cambia el estado** de la tarea: el equipo puede completar una tarea que el cliente no aprobó, y el cliente puede aprobar algo que sigue en progreso. Son dos decisiones distintas, de personas distintas.

| Regla | Detalle |
|---|---|
| Quién aprueba | Solo un cliente invitado; el equipo no puede aprobar por él. |
| Cuándo | No se puede aprobar un **Borrador**: primero el equipo debe aceptar la petición. |
| Retirarla | El cliente puede **Quitar mi aprobación**, salvo que la haya dado otra persona de su empresa. |
| Aviso | Si está activado, el equipo recibe un correo cuando el cliente aprueba. |

Cada aprobación queda registrada en el historial de la tarea.

## Configuración para administradores

Los administradores del workspace tienen un icono de engranaje en la cabecera de KFlow, **Configuración de KFlow**, con estas secciones.

| Sección | Para qué sirve |
|---|---|
| **Alertas internas del workspace** | Un **Correo interno** para los avisos generales y tres interruptores: **Notificar tareas vencidas**, **Notificar tareas que vencen en 8 horas** y **Avisar cuando el cliente aprueba una tarea**. |
| **Destinatarios de notificaciones por empresa** | Personas del equipo cliente o de la agencia que reciben avisos de una empresa **cuando se crea una tarea**, **8 horas antes del vencimiento** o **cuando se completa una tarea**. |
| **Puestos del equipo** | El cargo de cada persona, como Director Creativo; no es el rol de permisos. |
| **Administradores** | Quién puede configurar el workspace e invitar; es el mismo rol de Workspaces. |
| **Respaldo de tareas** | Un botón que exporta en CSV todas las tareas, incluidas las completadas. |
| **Historial de actividad** | Quién cambió qué y cuándo, en las tareas que puedes ver. |

Cada aviso identifica la empresa y la tarea e incluye la fecha de entrega, el proyecto, el responsable, quién realizó la acción y la minuta formada por la descripción y las notas.

::: consejo
Agrega como destinatario de una empresa a la persona de contacto de tu cliente y activa el aviso de «cuando se completa una tarea»: se entera sin tener que entrar a revisar.
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## Preguntas frecuentes

### ¿Un cliente ve las tareas de otros clientes?

No. Ve únicamente las de las empresas que se le asignaron y las de su equipo.

### ¿Quién acepta una petición del cliente?

Cualquier miembro del equipo con acceso a esa empresa, cambiando su estado. Hasta entonces la petición queda en Borrador.

### ¿Puede un cliente crear una cita?

No. Los invitados no pueden crear citas; las crea el equipo.

### ¿En qué plan está?

KFlow está disponible desde el plan Regular. Todas las personas invitadas tienen KFlow incluido en su acceso.